Transformation numérique et du système d'information d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche

Cas

Destinataire

De nombreux établissements d'enseignement supérieur et de recherche souhaitent moderniser leurs outils numériques et leurs systèmes d'information pour couvrir des domaines tels que le recrutement des candidats, la gestion de scolarité et la gestion dématérialisée des supports de cours et des épreuves, au service de leurs apprenants, de leurs enseignants et de leurs collaborateurs.

Problématique

Pour ses programmes en France et à l'étranger, l'établissement d'enseignement supérieur et de recherche souhaite moderniser la gestion du recrutement des candidats, la gestion de scolarité et la gestion dématérialisée des supports de cours et des épreuves.

L'objectif est de réaliser un meilleur suivi de ses parcours de formation et de ses apprenants, en termes pédagogiques, administratifs et financiers.

Pour accélérer cette transformation, un logiciel en tant que service ou software as a service (SaaS) unique et intégré couvre les domaines le recrutement des candidats (CRM BtoC et CRM BtoB), la gestion de scolarité ou Student Information System (SIS) et la gestion dématérialisée des supports de cours et des épreuves ou Learning Management System (LMS).

Résultats

  • Les services de l'établissement (recrutement / admission, programmes, faculté, finance, alumni) fonctionnent plus de façon intégrée en termes de processus, d’organisation, de données et de systèmes d’informations (centralisation de données…).

  • Le candidat, l'étudiant, l'enseignant, les collaborateurs peuvent utiliser différents canaux adaptés à leurs besoins.

  • La vision complète des différentes interactions avec le candidat, l'étudiant, l'enseignant, en lien avec leurs différentes demandes par service, et pour les différents canaux d’interactions est simple à obtenir pour les gestionnaires et pour les candidats / étudiants / enseignants / alumni (vision à 360°, communication facilitée avec la personne et entre services…).

  • Cette complétude et cette simplicité améliorent la réponse donnée en termes d’efficacité, de délai et d’efficience pour les candidats / étudiants / enseignants / alumni et pour les services.

  • Un système unique intégré est mis en oeuvre pour réaliser la gestion de scolarité (SIS), le recrutement (CRM BtoB et BtoC) et le portail étudiants et enseignants (LMS), et remplacer ainsi plusieurs systèmes.

  • De nombreuses fonctionnalités transverses et intégrées à la solution unique sont appréciées des différents utilisateurs : gestion documentaire, restitutions, tableaux de bord, emailings, collaboratif (chatter), fonction de recherche globale, multi-lingue.

  • Les performances et temps de réponse sont considérés comme rapide par les utilisateurs. L'hébergement des données est réalisé en France avec une redondance sur un serveur en Allemagne
  • La mise à jour en masse des données est facilitée en transactionnel ou via les API.

Méthode

Pour compléter son offre de service métier, Axioval s'appuie 1- sur ses connaissances et expériences de refonte de processus et de systèmes d'information pour l'enseignement supérieur, et 2- sur la solution open source HEDA (Higher Education Data Architecture) élaborée par la fondation Salesforce.org sur la plate-forme SaaS Salesforce, pour proposer une solution pré-configurée et enrichie Sup360 pour les établissements d'enseignement supérieur en France. Dans le cadre d'une co-innovation l'établissement peut s'il le souhaite être impliqué dans l'enrichissement de la solution.

La démarche projet est la suivante :

  • Phase 1 "SIS cœur et CRM BtoB"(4 mois).

    • Conception du SIS cœur et du CRM BtoB (hors "community portals"),
    • Paramétrage en s’appuyant sur une pré-configuration, et tests unitaires,
    • Tests d’intégration en impliquant l’équipe projet de l'établissement,
    • Mise en œuvre d’interfaces de type API avec les autres systèmes d’information de l’école (fonctions support) et des organisations partenaires,
    • Transfert de compétences pour la création de nouveaux reportings,
    • Initialisation des données cours et étudiants,
    • Gestion des environnements durant la phase projet dans le cadre de l’architecture SaaS,
    • Formation à l’utilisation des fonctionnalités du SIS cœur.
  • Phase 2 "Portails participant et enseignant" (3 mois).

  • Phase 3 "Portails prospects et candidats ou CRM BtoC" (3 mois),

  • Phase 4 "Portail alumni" (2 mois).

Partenariat entre Axioval et la fondation Salesforce.org

Les société Axioval et Salesforce.org ont construit un partenariat au service des établissements d’enseignement supérieur et de recherche en France :

  • Salesforce.org est une fondation qui :
    • Edite l’application de gestion de scolarité HEDA (Higher Education Data Architecture), développée en utilisant la technologie Salesforce, construite en partenariat avec des établissements d’enseignement supérieur,
    • Commercialise les licences Salesforce aux établissements d’enseignement supérieur en appliquant des remises commerciales (programme "Power of us"),
  • Axioval est un cabinet de conseil et d’intégration de systèmes d’information EdTech qui :

Revenir