Audit organisationnel d'une direction de l'architecture et des bâtiments d'une ville de plus de 100.000 habitants.

Cas

Destinataire

L'accompagnement souhaité par la ville pour la direction de l'architecture et des bâtiments était une mission globale de transformation organisationnelle permettant de répondre à un accroissement des demandes d'élus "bâtisseurs".

Problématique

Cette ville possède un patrimoine comprenant 600 bâtiments, soit 640 000 m². Ce patrimoine nécessitait un besoin général de rénovation dont une grande partie est issue d’une vague de constructions ayant eu lieu dans les années 1960-1970.

L'accompagnement souhaité par la ville pour la direction de l'architecture et des bâtiments était une mission globale de transformation organisationnelle permettant de répondre à un accroissement des demandes d’élus « bâtisseurs ».

Méthode

La mission englobait l'ensemble des leviers de valeur : organisation, processus, ressources humaines, pilotage, système d'information… Elle s'est déclinée classiquement sur plusieurs étapes : conduite d'un diagnostic à la fois sur un plan qualitatif et quantitatif, élaboration de pistes d'amélioration, définition d'un scénario d'évolution de l'organisation, proposition d'un plan d'actions

Résultats

Cette mission a, en particulier, permis d'apporter des réponses concrètes pour mieux piloter l'activité grâce à une meilleure programmation et anticipation. Un travail important de calibrage de l'activité de la direction de l'architecture et des bâtiments a été mené afin de pouvoir objectiver les besoins en ressources humaines pour réaliser chaque activité et fournir ainsi des indicateurs rationnels pour organiser et prioriser les projets.

Le mot du manager

"Assurer la maintenance des ascenseurs de l'hôtel de ville, réaliser une étagère sur-mesure pour une salle de classe dans une école, conduire une opération de construction d'une nouvelle crèche de la conception du bâtiment jusqu'à la livraison des travaux ou encore mettre à jour, grâce à un outil de dessin, les plans de la nouvelle halle des sports : telles sont les missions d'une direction de l'architecture et des bâtiments. Missions que nous avons pu observer concrètement lors de la phase de diagnostic en partageant notamment plusieurs journées avec les équipes dans une logique "vis ma vie". Au-delà des entretiens et des ateliers conduits tout au long de l'étude, ces temps au contact des agents apparaissent comme essentiels pour se rendre compte des réalités du terrain. Par ce biais, nous vivons concrètement les implications de l'organisation en place : nous pouvons faire état, en étant témoin, des réalités concernant la charge de travail effective des agents, des freins pour mener à bien les activités qui leur sont confiés, des bonnes pratiques à pérenniser…

Ces visites terrain sont par ailleurs des moments d'échanges privilégiés du fait d'un caractère moins formel qu'un entretien, en particulier pour des personnes peu habituées à des instances de dialogue formelles, à l'instar des agents qui assurent en régie l'entretien et la maintenance des bâtiments (couvreurs, menuisiers, plombiers, etc.)."

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